Implementasi Business Process Management

Pendahuluan

Dalam pencapaian hasil yang di harapkan oleh perusahaan-perusahaan yakni kesuksesan dalam bisnisnya dan pertahanan yang kuat untuk tetap berdiri di tengah-tengah persaingan atas pasar dan pelanggan disertai dengan kekuatan atas produk atau jasa yang dikenalkan oleh perusahaan tersebut, sangat dibutuhkannya yang namanya penciptaan, pengontrollan, perubahan, perubahan dan perbaikan atas bentuk strategi bisnis yang di jalankan sehingga menjadi lebih mudah dan fleksibel. Dikarenakan masih banyaknya perusahaan-perusahaan yang masih menggunakan otomasi secara manual dan sebagian persuhaan lainnya masih menggunakan otamasi secara parsial.

Business Process Management di harapakan dapat mengatasi masalah tersebut. Sebagai jalan untuk menciptakan suatu kondisi dimana otomasi suatu bisnis dapat dilakukan secara cepat terhadap perubahan kondisi bisnis yang akan terwujud. Business Process Management atau BPM sendiri mendukung yang namanya lifecycle dan bersifat loop tertutup yang memungkinkan pembangunan sistem yang lebih efisien dan efektif. Bentuk kegiatan perubahan, penciptaan, pengontrollan, perubahan, dan perbaikan adalah merupakan proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan.

Proses bisnis adalah merupakan kunci utama yang di perlukan untuk menjalan suatu perusahaan dalam pencapaiannya untuk menuju kesuksesan dan bertahan di tengah persaingan pasar. Proses bisnis tersebut tidaklah dijalankan secara brutal atau secara berantakan. Karena itulah di perlukannya suatu managemant di dalamnya. Bagaimana memanagement proses bisnis yang ada di perusahaan kita.

Namun kenyataannya tidak semua perusahaan yang mengerti dan mampu untuk mengontrol proses bisnis yang di milikinya. Mungkin pihak management telah berhasil untuk membuat dan membentuk proses bisnis yang idel yang dapat di jalankan, tetapi kenyataan yang terjadi di lapangan tidak seperti yang di harapkan dan sesuai dengan yang telah di bentuk oleh pihak management. Pengelolaan proses bisnis yang baik akan mencitakan suatu peluang bagi perusahaan. Dalam pelaksanaan proses bisnis kadang terjadi stagnasi, redudansi, ketidakefisienan, dan kesalahan-kesalahan lainnya yang tidak dapat di antisipasi sebelumnya. Kegiatan bisnis yang dimana contohnya ialah pengadaan produk, pengadaan suplly, perekrutan karyawan, dan lain-lainny, jika tidak di jalankan sesuai dengan management yang baik dan yang telah di bentuk agar kegiatannya berjalan dengan efisien dan efektif akan menjadi penghalang bagi perusahaan untuk mencapai tujuan inti perusahaan tersebut.

Setiap solusi BPM memiliki 4 komponen utama :

1. Pemodelan, Bagaimana para pemakai mendefinisikan, dan mendisain bentuk dari kegiatan bisnis secara grafis. Yang di disain adalah seluruh elemen bisnis, aturan-aturan, sub-proses, parallel proses, penanganan exception, penanganan error, dll. Pendisainan tidaklah harus orang yang memiliki kemampuan IT atau orang khusus programmer.
2. Pengintegrasian, Adanya penghubungan antara setiap elemen-elemen proses bisnis yang di mana terciptanya suatu integrasi didalamnya dan mewujudkan terciptanya suatu kolaborasi, dan pertukaran informasi yang dapat membantu dalam penyelesaian masalah. Dalam aplikasi di artikan sebagai Application Programming Interface (API) dan messaging tetapi pada users ini merupaan suatu workspace yang membantu mereka dalam menyelesaikan tugasnya sesuai dengan perannya dalam suatu proses bisnis.
3. Pengawasan, Pengawasan dan pengontrollan atas proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat didalam proses bisnis tersebut oleh penggunannya. Dan bukan hanya itu saja, pengguna juga dapat mengetahui informasi mana proses bisnis yang sedang berjalan, sudah berjalan dan informasi data-data yang di butuhkan.
4. Optimalisasi, Di komponen terakhir ini pengguna dapat mengawasi bentuk kegiatan bisnis yang sedang berjalan, proses bisnis yang berjalan dengan tidak efektif sehingga dapat dengan cepat mengambil langkah yang terbaik untuk mengubah bentuk proses bisnis tersebut menjadi suatu bentuk proses bisnis yang lebih efisien lagi.

Keuntungan yang akan di dapatkan ketika perusahaan menerapkan BPM adalah :

1. Solusi BPM akan memfasilitasi perusahaan dalam memodelkan proses bisnis yang dimiliki, mengotomatisasi jalannya proses bisnis tersebut, memonitor jalannya proses, serta memberikan cara yang mudah dan cepat ketika perusahaan akan melakukan perubahaan proses bisnis untuk meningkatkan performansinya.
2. Software BPM membantu perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang selama ini masih dilakukan secara manual. Solusi BPM dapat mengotomatisasi proses persetujuan serta penolakan, notifikasi dan laporan status.
3. Dengan BPM, integrasi antar proses bisnis dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
4. BPM membantu perusahaan dalam membuat exception handling dan proses alternatif yang sangat dibutuhkan untuk menanggulangi masalah pada bisnis yang bersifat sangat dinamis seperti sekarang ini.
5. BPM dapat meningkatkan daya respon bisnis melalui kemampuan untuk mendapatkan informasi dengan cepat dan real-time.
6. BPM mengurangi waktu yang dibutuhkan pada pelaksanaan suatu proses bisnis.
7. BPM meningkatkan produktivitas setiap karyawan.
8. Umumnya proses bisnis tentunya membutuhkan banyak orang dan sumber daya. Sebuah solusi BPM yang baik dapat mengurangi jumlah sumber daya yang dibutuhkan pada sebuah proses.

Didalam memanagement proses bisnis, ada proses lifecycle yang terjadi, seperti Definisi Proses, Eksekusi & Kontrol Proses, hingga Monitoring dan Perbaikan Proses. Full process lifecycle ini akan dapat membantu perusahaan dalam peningkatan kualitas bisnis yang saling berkesinambungan.

Kasus

Pengimplementasian manajemen proses bisnis ada pada penyedia jasa untuk solusi penerapan manajemen proses bisnis yaitu perusahaan Saltanera. Perusahaan yang bergerak di bidang konsultan, teknologi dan outsourcing ini memberikan jasa dalam penerapan manajemen proses bisnis. Solusi yang di berikan oleh perusahaan ini adalah Saltanera Dynamicflow. Saltanera Dynamicflow adalah suatu solusi BPM yang komprehensif untuk merancang, membangun, menjalankan, mengontrol, dan mengoptimalkan proses bisnis operasional suatu perusahaan. Diharapkan Saltanera Dynamicflow dapat membantu perusahaan di mulai dari tahap perancangan, pembangunan, implementasi, monitoring hingga pada tahap improvement.

Saltanera DynamicFlow akan memberikan kekuatan pada perusahaan melalui faktor speed (kecepatan), control (kontrol) and adaptability (kemampuan beradaptasi) yang ditawarkan :

1. Cepat dalam perancangan, pembangunan, dan implementasi suatu proses bisnis.
2. Kontrol penuh terhadap proses yang berjalan.
3. Kemudahan dan kecepatan dalam memodifikasi suatu proses bisnis yang sedang berjalan untuk meningkatkan performansinya.

Adapun fitur-fitur yang disediakan oleh Saltanera Dynamicflow adalah sebagai berikut :

1. Simulation tool, kita dapat mensimulasikan rancangan proses bisnis sebelum diimplementasi untuk membantu business analyst dalam memprediksi jalannya proses, kebutuhan SDM, kemungkinan proses bottleneck, inefisiensi alur, dan sebagainya.
2. Graphical Design Environment, perancangan dan pembangunan proses bisnis dapat dengan mudah dilakukan, yaitu dengan cara visual dan drag-and-drop serta tidak diperlukan skill programming khusus.
3. Central Processing Engine, seluruh proses bisnis yang diotomatisasi berjalan di atas sebuah platform.
4. Performance Monitor, dapat memonitor performansi proses bisnis yang sedang berjalan secara real-time.
5. Workflow Management, pengelolaan alur, tracking, dan approving proses dilakukan secara otomatis.
6. Closed-Loop Process Lifecycle, memungkinkan proses yang telah diimplementasi dapat diubah dan dimplementasi kembali dengan cepat dan mudah.
7. Fully web-based application, multi-platform, dan zero client-installation.
8. Alert System, notifikasi terhadap pengguna dapat dilakukan dengan e-mail, instant messaging, maupun SMS untuk memudahkan kolaborasi dalam pelaksanaan proses bisnis.

Paket produk Saltanera DynamicFlow terdiri dari lima aplikasi yang saling berkaitan :

1. DynamicFlow Simulator, DynamicFlow Simulator adalah sebuah sistem simulasi dan pemodelan proses bisnis berbentuk grafis yang mempunyai kemampuan untuk merancang suatu proses, mendeskripsikan aturan-aturan bisnisnya, mensimulasikannya secara visual, dan menguji jalannya proses bisnis sebelum diimplementasi.
2. DynamicFlow Studio, DynamicFlow Studio adalah sebuah visual development environment yang ditujukan untuk staff IT, digunakan untuk menyempurnakan dan melengkapi model proses bisnis hasil dari DynamicFlow Simulator dengan aturan-aturan bisnis dan workflownya untuk selanjutnya diimplementasikan pada DynamicFlow Automator.
3. DynamicFlow Workspace, DynamicFlow Workspace adalah aplikasi yang menjadi antarmuka bagi end-user dalam implementasi atau pelaksanaan jalannya proses bisnis, yang dilengkapi dengan fasilitas untuk mengetahui tugas-tugas yang dibebankan dan alert system.
4. DynamicFlow Automator, DynamicFlow Automator adalah sebuah sistem engine untuk mengeksekusi proses, menyediakan workflow engines untuk otomasi proses bisnis, business rules, business metrics, dan integrasi sistem untuk mengimplementasi hasil rancangan proses dari DynamicFlow Studio.
5. DynamicFlow Analyzer, DynamicFlow Analyzer menyediakan gambaran yang lengkap tentang operasional proses bisnis yang telah diotomasi pada setiap waktu, yang ditujukan untuk business analysts dan manager. DynamicFlow Analyzer adalah sekumpulan management tool, yang di dalamnya terdapat report, scorecard, dan visual query tool untuk membantu business analyst dan manager dalam memonitor dan menganalisa efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis perusahannya.

Runtime-stack dari Dynamicflow